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Comisiones/Tareas AMPA

Hola a todos

A modo informativo y de cara a las nuevas personas que quieran formar parte del nuevo AMPA, os comentamos las tareas que habitualmente ha venido realizando el AMPA saliente agrupadas en diferentes comisiones.

Atentamente

La Junta del AMPA

COMISIONES

  • 1.Comisión Presidencia
  • 2. Comisión Secretaría
  • 3. Comisión de Tesorería
  • 4. Comisión de Libros
  • 5. Comisión de Material
  • 6. Comisión de Fotografía
  • 7. Comisión de Fiestas
  • 8. Comisión de Carnaval
  • 9. Comisión Extraescolares
    • 9.1. General
    • 9.2. Multisport
    • 9.3. Piscina (CERRADA)
    • 9.4. Patinaje (CERRADA)
    • 9.5. Baile
    • 9.6. Inglés
    • 9.7. Robótica (CERRADA)
  • 10. Comisión Gestión Socios
  • 11. Comisión Comunicación
  • 12. Comisión Tecnología
  • 13. Comisión Ayudas/Subvenciones
  • 14. Comisión Atención Personal
  • 15. Comisión Comedor Casal
  • 16. Comisión Consell Escolar
  • 17. Comisión Tabla de Convivencia
  • 18. Comisión Consejo Distrito
  • 19. Comisión Formación
  • 20. Comisión Pares Enllaç

1. COMISIÓN DE PRESIDENCIA

SEPTIEMBRE

  • realizar la presentación del AMPA en P3
  • pedir las llaves de acceso a la escuela

MAYO

  • coordinar con escuela las jornadas de puertas abiertas
  • realizar la presentación del AMPA en las jornadas de puertas abiertas

JUNIO

  • devolver las llaves de acceso a la escuela

ATEMPORAL

  • actuar de enlace con colegio
  • identificar necesidades del colegio e iniciar debate de acciones de mejora
  • actuar de enlace con ayuntamiento, FAPAC, FAPAV, generalitat, asistentes sociales
  • asistir a las reuniones convocadas por ayuntamiento, FAPAC y FAPAV
  • gestionar la renovación de pertenencia a FAPAC y FAPAV
  • mantener relación con el AMPA del instituto
  • presidir las juntas y socios del AMPA
  • firmar las documentos generados por el AMPA
  • promover cambio de estatutos
  • promover elecciones del AMPA
  • enviar informes a comisión de comunicación

2. COMISIÓN DE SECRETARÍA

SEPTIEMBRE

  • actualizar datos AMPA en ayuntamiento
  • actualizar datos AMPA en FAPAC
  • actualizar datos AMPA en FAPAV

OCTUBRE

  • convocar la reunión ordinaria de los socios del AMPA
  • generar el acta de la reunión ordinaria de socios del AMPA

MAYO

  • gestionar renovació socios en FAPAV
  • proporcionar listado de socios a la escuela para calcular pago 4€/socios

ATEMPORAL

  • coordinar las comisiones
  • gestionar calendario de las comisiones
  • convocar las reuniones extraordinarias de los socios del AMPA
  • generar el acta de la reuniones extraordinarias de socios del AMPA
  • convocar las reuniones de la junta del AMPA
  • generar el acta de la reuniones de la junta del AMPA
  • gestionar el cambio de estatutos
  • archivar documentación
  • generar informes periódicos con las acciones del AMPA
  • enviar informes a comisión de comunicación

INICIO DE MANDATO

  • registrar constitución de nuevo AMPA en ayuntamiento
  • registrar constitución de nuevo AMPA en Generalitat

FIN DE MANDATO

  • ayudar en el traspaso de AMPAS
  • rellenar modelo de constitución del nuevo AMPA
  • gestionar las elecciones del AMPA

3. COMISIÓN DE TESORERÍA

SEPTIEMBRE

  • comprobar el ingreso de la Subvención por parte del Ayuntamiento.
  • comprobar el ingreso del premio de inclusión por parte del Ayuntamiento.
  • auditar las cuentas tras venta libros, alta socios, extraescolares, etc
  • afinar presupuesto del presente curso

OCTUBRE:

  • realizar pago cuota FAPAC (Nos hacen cargo en cuenta)
  • realizar pago de los seguros de extraescolares
  • comprobar y revisar el ingreso por parte de Abacus del día de la venta de libros.

NOVIEMBRE

  • realizar pago fiesta de Halloween

DICIEMBRE:

  • realizar 1er Pago extraescolar Multisport a Club de Basket
  • realizar pago de los monitores de la fiesta de Navidad a la escuela
  • realizar pago de los regalos de Reyes al cole
  • realizar pago fiesta de navidad

FEBRERO

  • realizar 2o pago extraescolar Multisport a Club de Basket
  • realizar pago fiesta de carnaval

MAYO

  • realizar pago English Day a la escuela
  • realizar pago de la cuota de FAPAV

JUNIO

  • realizar pago 4€/socios a la escuela para la salida en autocar.
  • realizar pago regalos fin de curso para monitores/voluntarios, etc.
  • realizar pago voluntarios de la fiesta de extraescolares
  • realizar pago de la fiesta de fin de curso
  • revisar canon comedor
  • realizar cierre contable del curso actual
  • realizar presupuesto para el curso siguiente con la previsión del actual.
  • realizar presupuesto del próximo curso

ATEMPORAL

  • administrar las cuentas
  • validar estar al corriente en los pagos (FAPAC, seguros, etc)
  • negociar con entidades bancarias (comisiones, etc)
  • enviar informes a comisión de comunicación

4. COMISIÓN DE LIBROS

MAYO

  • obtener de la escuela la lista de libros para el próximo curso
  • enviar a Abacus la lista de libros
  • negociar con Abacus el precio de los libros y el canon
  • pedir a abacus datáfono y caja registradora
  • decidir el descuento a aplicar a los socios
  • generar la lista de precios de libros (socios y no socios)
  • generar las circulares informativas de libros para cada curso
  • concertar día y horario de venta de los libros
  • enviar circulares a comisión de comunicación

SEPTIEMBRE

  • acordar el día de entrega de libros, datáfono y caja registradora
  • avisar a la escuela de la recepción de los libros
  • cotejar la lista de libros pedidos con los libros recepcionados
  • organizar la venta de libros
  • contactar con Abacus ante posibles eventualidades en la recepción de libros
  • pedir los libros que hayan podido faltar el día de venta
  • generar en excel el resumen de la venta de libros
  • enviar informe de venta a Abacus
  • recepcionar y comprobar la confirmación del finiquito de la venta de libros

ATEMPORAL

  • gestionar peticiones extraordinarias de libros durante el curso

5. COMISIÓN DE MATERIAL

JUNIO

  • negociar con empresa externa precio de venta de camisetas
  • informar a comisión de comunicación de precios
  • revisar bolsas viajeras
  • comprar bolsas viajeras

SEPTIEMBRE

  • pedir necesidades de camisetas a la escuela
  • comprar camisetas y proporcionar a la escuela

ATEMPORAL

  • revisar material de oficina
  • comprar material de oficina
  • revisar botiquín
  • comprar necesidades del botiquín
  • revisar bolsas viajeras
  • comprar bolsas viajeras
  • coordinarse con comisión de tesorería

 


6. COMISIÓN DE FOTOGRAFÍA

ABRIL

  • contactar con empresa fotográfica y negociar precios
  • consensuar horario para fotos de grupo y orla (escuela y empresa)
  • consensuar horario para fotos individuales (empresa)
  • consensuar horario para recogida de fotografías (empresa)
  • gestionar la orla del curso actual
  • comunicar información a comisión de comunicación

MAYO

  • organizar día de toma de fotos grupales
  • organizar día de toma de fotos individuales
  • organizar día de entrega de fotos individuales
  • repartir fotos de grupo a escuela y profesores

SEPTIEMBRE

  • proporcionar orla del curso pasado

7. COMISIÓN DE FIESTAS

SEPTIEMBRE

  • identificar fiestas del curso actual (Halloween, Navidad, Carnaval, Fin Curso)
  • obtener presupuesto de fiestas de curso actual

PARA CADA FIESTA IDENTIFICADA

  • decidir (o no) ornamentación (qué y cómo)
  • decidir (o no) merienda
  • decidir (o no) música
  • decidir (o no) actividades
  • generar lista de tareas
  • informar a comisión de comunicación (fiesta, tareas y petición de ayuda)
  • repartir tareas
  • coordinarse con el colegio
    • avisar del día y tipo de fiesta
    • si necesario, pedir tomas de luz y agua
    • si necesario, pedir llaves de acceso a patio, tomas, etc
  • imprimir listas de socios para control de entrada
  • generar tickets de acceso/merienda
  • coordinarse con comisión de tesorería
  • avisar ayuntamiento de realización de fiesta

ATEMPORAL

  • Considerar otro tipo de festejos/actividades

8. COMISIÓN DE CARNAVAL

SEPTIEMBRE

  • organizar reunión para proponer tema carnaval.
  • informar a la dirección del colegio de la rua de carnaval
  • preparar el proyecto de disfraz y carroza.
  • realizar presupuesto de gastos (materiales, alquiler música, luces, plataforma, etc)

OCTUBRE

  • confeccionar disfraz
  • realizar reunión con familias para presentar disfraz y proyecto
  • coordinar a familias

ENERO

  • preparar subvención del ayuntamiento.
  • registrar subvención del ayuntamiento

ATEMPORAL

  • comunicar información a comisión de comunicación
  • coordinarse con comisión de tesorería

9. COMISIÓN DE EXTRAESCOLARES

9.1. GENERAL

SEPTIEMBRE

  • gestionar los seguros de extraescolares
  • generar los listados por clase de extraescolares para la escuela
  • proporcionar a escuela listados por clase de extraescolares
  • pedir fotocopias de tarjetas sanitarias
  • informar a ayuntamiento de extraescolares y número de alumnos
  • proporcionar lista de interesados en cursos del Ateneu de les Arts

ABRIL

  • decidir regalos de fin de curso para alumnos
  • decidir regalos de fin de curso para monitores y voluntarios

MAYO

  • coordinar con escuela fiesta de fin de curso de extraescolares
  • organizar fiesta de fin de curso de extraescolares

JUNIO

  • decidir las extraescolares del próximo curso
  • concretar los horarios de las extraescolares del próximo curso
  • consensuar con escuela las extraescolares y la gestión de espacios
  • generar los tableros de extraescolares por día, actividad y espacio
  • informar a las familias de las extraescolares del próximo curso
  • negociar descuento para socios del AMPA en cursos del Ateneu de les Arts
  • enviar listados de interesados a Ateneu de les Arts

ATEMPORAL

  • promover nuevas extraescolares
  • coordinarse con comisión de comunicación

9.2. MULTISPORT

MAYO

  • valorar la actividad realizada durante el curso
  • obtener opinión de los monitores para mejorar la extraescolar
  • organizar la extraescolar para el próximo curso
  • consensuar los ratios mínimos y máximos
  • negociar precio

SEPTIEMBRE

  • organizar la extraescolar del presente curso
  • obtener la lista de matriculados
  • requerir los certificados penales de los monitores
  • reunirse con monitores para explicar organización del presente curso
  • realizar convenio de colaboración
  • firmar convenio de colaboración (entidad, escuela y AMPA)
  • obtener la programación/planificación de la actividad

ATEMPORAL

  • velar por el correcto funcionamiento de la extraescolar
  • velar por la necesidades de material de la extraescolar

 


9.3. PISCINA

MAYO

  • valorar la actividad realizada durante el curso
  • obtener opinión de los monitores para mejorar la extraescolar
  • organizar la extraescolar para el próximo curso
  • consensuar los ratios mínimos/máximos
  • consensuar los grupos y el horario del próximo curso
  • negociar precio

SEPTIEMBRE

  • organizar la extraescolar del presente curso
  • obtener la lista de matriculados
  • requerir los certificados penales de los monitores
  • reunirse con monitores para explicar organización del presente curso
  • obtener convenio de colaboración
  • firmar convenio de colaboración (entidad y AMPA)
  • generar las parrillas de asistencia de las familias en vestuario
  • coordinar con familias la organización diaria
  • obtener la programación/planificación de la actividad

ATEMPORAL

  • velar por el correcto funcionamiento de la extraescolar
  • asistencia a la reuniones informativas de Viladecans Qualitat

9.4. PATINAJE

MAYO

  • organizar puertas abiertas de fin de actividad
  • valorar la actividad realizada durante el curso
  • obtener opinión de los monitores para mejorar la extraescolar
  • organizar la extraescolar para el próximo curso
  • consensuar los ratios mínimos y máximos
  • negociar precio

SEPTIEMBRE

  • organizar la extraescolar del presente curso
  • obtener la lista de matriculados
  • requerir los certificados penales de los monitores
  • reunirse con monitores para explicar organización del presente curso
  • realizar convenio de colaboración
  • firmar convenio de colaboración (voluntario y AMPA)
  • obtener la programación/planificación de la actividad

ATEMPORAL

  • velar por el correcto funcionamiento de la extraescolar
  • velar por la necesidades de material de la extraescolar

9.5. BAILE

ABRIL

  • organizar el festival de fin de curso
  • comunicar el festival de fin de curso a las familias
  • comprar las necesidades de material para el festival de fin de curso

MAYO

  • valorar la actividad realizada durante el curso
  • obtener opinión de los monitores para mejorar la extraescolar
  • organizar la extraescolar para el próximo curso
  • consensuar los ratios mínimos y máximos
  • consensuar los grupos del próximo curso
  • negociar precio y canon con empresa

SEPTIEMBRE

  • organizar la extraescolar del presente curso
  • obtener la lista de matriculados
  • requerir los certificados penales de los monitores
  • reunirse con monitores para explicar organización del presente curso
  • realizar convenio de colaboración
  • firmar convenio de colaboración (voluntario y AMPA)
  • obtener la programación/planificación de la actividad

ATEMPORAL

  • velar por el correcto funcionamiento de la extraescolar
  • velar por la necesidades de material de la extraescolar

 


9.6. INGLÉS

MAYO

  • valorar la actividad realizada durante el curso
  • obtener opinión de los monitores para mejorar la extraescolar
  • organizar la extraescolar para el próximo curso
  • consensuar los ratios mínimos y máximos
  • negociar precio

SEPTIEMBRE

  • organizar la extraescolar del presente curso
  • obtener la lista de matriculados
  • requerir los certificados penales de los monitores
  • reunirse con monitores para explicar organización del presente curso
  • realizar convenio de colaboración
  • firmar convenio de colaboración (entidad y AMPA)
  • obtener la programación/planificación de la actividad

ATEMPORAL

  • velar por el correcto funcionamiento de la extraescolar
  • velar por la necesidades de material de la extraescolar

9.7. ROBÓTICA

MAYO

  • valorar la actividad realizada durante el curso
  • obtener opinión de los monitores para mejorar la extraescolar
  • organizar la extraescolar para el próximo curso
  • consensuar los ratios mínimos y máximos
  • negociar precio

SEPTIEMBRE

  • organizar la extraescolar del presente curso
  • obtener la lista de matriculados
  • requerir los certificados penales de los monitores
  • reunirse con monitores para explicar organización del presente curso
  • realizar convenio de colaboración
  • firmar convenio de colaboración (entidad y AMPA)
  • obtener la programación/planificación de la actividad

ATEMPORAL

  • velar por el correcto funcionamiento de la extraescolar
  • velar por la necesidades de material de la extraescolar

10. COMISIÓN DE GESTIÓN DE SOCIOS

SEPTIEMBRE

  • organizar día de alta de socios
  • gestionar altas y bajas de socios
  • gestionar carnets
  • gestionar seguro responsabilidad civil de socios con FAPAC
  • coordinarse con comisión de tecnología
  • generar listados de socios
  • velar por el cumplimiento de LOPD
  • velar por el cumplimiento de derechos de imagen

ATEMPORAL

  • gestionar altas y bajas de socios

11. COMISIÓN DE COMUNICACIÓN

MAYO

  • realizar encuestas de satisfacción de extraescolares, AMPA
  • valorar resultados de encuestas de satisfacción

ATEMPORAL

  • generar posts en los canales de comunicación (menjador, extraescolares, etc)
  • recibir informes y circulares del resto de comisiones
  • divulgar informes y circulares del resto de comisiones
  • coordinarse con comisión de gestión de socios y comisión de tecnología
  • recibir comunicaciones de todas las comisiones y publicar

12.COMISIÓN DE TECNOLOGÍA

SEPTIEMBRE

  • crear base de datos de socios

ATEMPORAL

  • crear canales de comunicación de socios y junta del ampa
  • mantener canales de comunicación
  • crear y mantener directorio compartido de documentos
  • mantener base de datos de socios
  • asistir a las reuniones AMPA 2.0 organizadas por el ayuntamiento

13. COMISIÓN DE AYUDAS Y SUBVENCIONES

DICIEMBRE

  • consensuar con escuela la ayuda de los regalos de navidad del AMPA
  • organizar la compra de los regalos de navidad del AMPA

MAYO

  • consensuar con escuela la ayuda de final de curso del AMPA
  • recibir y leer la convocatoria de subvenciones
  • generar el proyecto de actividades
  • generar la petición de subvención
  • registrar la petición en ayuntamiento de Viladecans

SEPTIEMBRE

  • valorar el importe de la subvención concedida

NOVIEMBRE

  • justificar la subvención concedida
  • registrar la subvención concedida

ATEMPORAL

  • informar de las necesidades de facturas para justificar subvención
  • interaccionar con la enlace de AMPAs con el ayuntamiento
  • coordinarse con comisión de tesorería
  • buscar otras ayudas y subvenciones (generalitat, ayuntamiento, etc)
  • contactar con empresas (colaboración fiestas o material)

14. COMISIÓN DE ATENCIÓN PERSONAL

SEPTIEMBRE

  • decidir horarios de atención del AMPA
  • generar parrilla de atención personal

ATEMPORAL

  • atender a las familias de lunes a viernes en horario de tarde (16:30 a 17:30)
  • gestionar la salida de los niños de la extraescolares a las 17:30

15. COMISIÓN DE COMEDOR

SEPTIEMBRE

  • organizar reunión informativa de las familias de inicio de curso
  • realizar reunión inicio de curso para organizar el servicio

MAYO

  • realizar reunión final de curso para valorar el servicio

ATEMPORAL

  • generar actas de las reuniones
  • gestionar las incidencias de las familias y reunirse con empresa si necesario
  • gestionar el cánon del comedor
  • gestionar la limpieza de grasas de cocina
  • preparar nuevo contrato con la empresa
  • coordinarse con comisión de comunicación
  • explorar la posibilidad de realizar casal
  • organizar el casal

16. COMISIÓN DE CONSEJO ESCOLAR

  • asistir a las reuniones del consejo escolar
  • generar actas de la reuniones
  • coordinarse con comisión de comunicación

17. COMISIÓN TABLA DE CONVIVENCIA

ATEMPORAL

  • asistir a las reuniones de la tabla de convivencia
  • generar actas de la reuniones
  • coordinarse con comisión de comunicación

18. COMISIÓN CONSEJO DE DISTRITO

ATEMPORAL

  • asistir a las reuniones del consejo de distrito
  • generar actas de la reuniones
  • coordinarse con comisión de comunicación

19. COMISIÓN DE FORMACIÓN

SEPTIEMBRE

  • consensuar con escuela cursos de formación del ayuntamiento
  • rellenar y firmar el documento de formación del ayuntamiento
  • enviar documento de formación del ayuntamiento

ATEMPORAL

  • promover cursos de formación
  • comunicar cursos de formación
  • organizar cursos de formación
  • coordinarse con comisión de comunicación

20. COMISIÓN DE PARES ENLLAÇ

SEPTIEMBRE

  • apuntarse a padres anlace

ATEMPORAL

  • asistir a las reuniones de padres enlace
  • hacer actas de las reuniones
  • enviar actas a comisión de comunicación

Tareas AMPA (Septiembre 2019)

Septiembre 2019

1 de Septiembre: se gestiona y recibe de la empresa Ziga-Zaga (responsable del comedor) el cobro de 1300 euros en concepto del canon correspondiente al curso 2018/2019. Esta cantidad está destinada a crear un fondo para posibles futuras reparaciones de la maquinaria del comedor (el AMPA es la dueña y responsable de esa maquinaria)

1 de Septiembre: se realiza la compra de 6 ordenadores de segunda mano como ayuda del AMPA a la escuela con el fin de mejorar los servicios de la biblioteca

2 de Septiembre: se organiza la jornada de alta de socios, venta de libros, etc que tendrá lugar el viernes 13 de septiembre

4 de Septiembre: un representante del AMPA asiste a la reunión de las nuevas familias de P3 para informar de las actividades del AMPA

9 de Septiembre: se recibe por parte de Abacus los libros del curso 2019/2020

12 de Septiembre: se contrata un seguro de averías para cubrir los electrodomésticos de del comedor de la escuela. Aunque en el contrato del comedor tenemos parte de ellos cubiertos, el responsable último de todos los electrodomésticos (neveras, hornos, marmita, etc) es el AMPA ya que tanto Generalitat como ayuntamiento se desentienden de ellos. 

13 de Septiembre: se realiza el alta de socios, venta de libros, matrícula de extraescolares y venta de material

16 de Septiembre: Se contacta con la empresa Ziga-Zaga para gestionar los grupos de la extraescolar de multisport

16 de Septiembre: Se contacta con la empresa Ziga-Zaga para gestionar los dos grupos de la extraescolar de baile

16 de Septiembre: Se contacta con STP Training para organizar los grupos de la extraescolar de inglés una vez conocida la matrícula

17 de Septiembre: Se realiza la contabilidad de la venta de libros, alta de socios etc realizada el 13 de septiembre

17 de Septiembre: Se contacta con Abacus para gestionar la devolución de los libros sobrantes

17 de Septiembre: se contacta con el ayuntamiento de Viladecans para informar del arreglo de desperfectos en el menjador

18 de Septiembre: se informa de los datos de contacto así como de las redes sociales de las que dispone el AMPA a petición del ayuntamiento de Viladecans

19 de Septiembre: se realiza una reunión con responsables de la empresa del comedor y con la dirección de la escuela para tratar aspectos organizativos del servicio

19 de Septiembre: a petición del ayuntamiento, se le informa detalladamente de las actividades extraescolares que se realizarán este curso en la escuela

24 de Septiembre: se realiza la junta ordinaria anual de socios del AMPA en las que se aprueban las cuentas 2018/2019 y se procede a abrir el proceso electoral para elegir una nueva AMPA

30 de Septiembre: se registra en el ayuntamiento la petición de formación para padres y madres que se desea se realice en la escuela, una vez consensuada con la dirección de la escuela

30 de Septiembre: se registra en el ayuntamiento la justificación de la subvención de educación concedida en Junio